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面接必勝法

ベンチャー企業の人事・教育担当が面接対策について書いてみます。

真剣に考えると何気に時間がかかる面接に関するメールの書き方

人事部からの面接に関する連絡は電話ではなくメールがほとんどです。企業に伝えているメールアドレスは毎日しっかりと確認しすぐに返信できる環境にしておきましょう。

求人について質問があった時も電話ではなくメールで問い合わせる場合もあるでしょう。

メールは人物像が見えない分、文面や書き方を気を付けて無礼のない、読みやすいように工夫して送る必要があります。メールの返信、問い合わせはいわば「ビジネスマナーを問われる面接前の第一関門」と考えておくべきです。

ここでは、件名ごとの例文を紹介しながらメールの書き方のポイントやマナーについてまとめました。

求人を問い合わせたい時の例文

件名:「バイヤー職」求人の問い合わせ / ○○(名前)

○○株式会社
採用ご担当者様

前略
御社HPでバイヤー職の求人を拝見させて頂きました○○(名前)と申します。
1点質問させて頂きたい点があり、ご連絡申し上げます。
また、ご参考までに簡単な履歴を記します。
何卒、ご検討の上ご返答を賜りますようお願い申し上げます。
                               草々

<問い合わせ内容>
バイヤーとしての職歴はございませんが、エントリーは可能でしょうか?

<自己紹介>
氏名:○○
性別:男
年齢:満32歳
住所:東京都新宿区新宿1-1-1
最終学歴:○○大学○○学部○○学科

<職務経歴>
2005年4月 ○○会社営業部に新卒入社。
住宅メーカーで個人の方に戸建住宅を販売する営業職に就いております。
埼玉・朝霞支部で5年間勤務後、千葉・市川支部へ異動し6年目です。
2016年1月現在 在職中(退職予定日:2月29日)

<資格>
インテリアコーディネーター
TOEIC 840点
TOEFL(CBT)240点

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○○ ○○(名前)
東京都新宿区新宿1-1-1
電話:03-××××-××××
e-mail: marumaru@ocn.com
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指定された面接日でOKの連絡

件名:Re:一次面接のご連絡 / ○○(名前)

○○株式会社
人事部○○様

お世話になっております。○○(名前)です。
この度はお忙しい中、面接の機会を頂き誠にありがとうございます。

>2月1日(月)18時

上記の日時、承知いたしました。
2月1日(月)18時に、御社にお伺いさせていただきます。

お忙しいところお手数ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

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○○ ○○(名前)
東京都新宿区新宿1-1-1
電話:03-××××-××××
e-mail: marumaru@ocn.com
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面接日の候補を伝えたい時の例文

件名:Re:一次面接のご案内 / ○○(名前)

○○株式会社
人事部○○様

お世話になっております。○○(名前)です。
この度はお忙しい中、面接の機会を頂き誠にありがとうございます。

面接の日時でございますが、下記の日時にお伺いすることが可能でございます。

・2/1(月)15時以降
・2/4(木)15時以降
・2/8(月)終日

何卒よろしくお願い申し上げます。

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○○ ○○(名前)
東京都新宿区新宿1-1-1
電話:03-××××-××××
e-mail: marumaru@ocn.com
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面接日を調整してもらい時の例文

件名:Re:第一次面接のご案内 / ○○(名前)

○○株式会社
人事部○○様

お世話になっております。○○(名前)です。
この度はお忙しい中、面接の機会を頂き誠にありがとうございます。

大変申し訳ないのですが、現職の業務の都合上、
下記日程で調整いただくことは可能でしょうか。

2月1日(月)15時以降
2月3日(水)16時以降
2月5日(金)17時以降

こちら側の都合で誠に恐縮ではございますが、
ご検討下さいますようお願い申し上げます。

お手数をおかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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○○ ○○(名前)
東京都新宿区新宿1-1-1
電話:03-××××-××××
e-mail: marumaru@ocn.com
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内定連絡に返信する時の例文

件名:Re:弊社○○職の内定のご連絡 / ○○(名前)

○○株式会社
人事部○○様

いつもお世話になっております。○○(名前)です。
この度は御社で採用して頂けるとのご連絡を頂き、
光栄でございます。
一日も早く御社の戦力として活躍できるよう、
邁進して行きたい所存です。

ご指示して頂いた2月29日(月)15時にお伺いし、
提出書類を持参させて頂きます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

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○○ ○○(名前)
東京都新宿区新宿1-1-1
電話:03-××××-××××
e-mail: marumaru@ocn.com
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件名は簡潔に明瞭に。名前明記

自分からメールを送る場合は件名は一目で分かる簡単な件名を付けるように心がけましょう。返信メールの場合は件名は変えないこと。新しく件名を書き直してメールを送ると担当者が混乱し兼ねないので注意です。

一目で内容が分かりにくい「お世話になっております。○○(名前)です。」「ご連絡ありがとうございます。」といった件名はやめましょう。

件名の最後には名前を明記し、担当者が分かりやすいような心配りも大切です。

求人の問い合わせの時は自己紹介も兼ねる

企業へ求人について問い合わせる場合は、自己紹介することも忘れずに。名前も述べずに質問するのは無礼です。

自己紹介や資格を述べる文面を付け加えても良いでしょう。長くならないように一文で伝えらるように心がけて下さい。人事担当者は同じようなメールを何件も読むので、長く要点がまとまっていない文は悪い印象を与えてしまいます。

署名は忘れずに

メール分の末尾には署名をするのを忘れないで下さい。あらかじめ作っておいてメモなどに保存してコピーすると便利でしょう。

メールアドレスはフリーメールはNG

メールアドレスはフリーメール、携帯アドレス、企業ドメインメールはNGです。

メールアドレスはできるだけ自宅のPCのアドレスを使いましょう。やむおえずフリーメールを使用する場合は、「フリーメールで大変申し訳ございません」といった一言を付け加えると少しは印象が良くなるかもしれません。

携帯のアドレスも控えるべきです。PCに送られた時に変なところで改行が入ってしまうことも考えられますし、企業からの信用性を高めるためにも自宅PCのアドレスがベストです。

企業で支給されているメールアドレスを利用するのは絶対にダメです。すぐメールチェックできるし便利と思われるかもしれませんが、転職のメールマナーとして守るべきでしょう。

お礼をしっかり述べる

「メールは簡潔に」が鉄則ですが、お礼はしっかりと述べて下さい。

求人に関する問い合わせメールは、「拝啓」「草々」の言葉を入れるだけで礼儀正しい印象が与えられるので付け加えるのを忘れないように。

朝9時~夜9時までに送信

メールの返信は24時間以内と覚えておきましょう。

現職の仕事に追われ、メールのチェックや送信が夜中になってしまうこともあるでしょう。すぐにメールを返信しなければ、早くエントリーしたいという気持ちが急ぎ、夜中にメールを送信するのはNGです。

メールを作成しておいて翌日に送るのがベストでしょう。朝一の9時がベストタイミングです。担当者の方は朝一にメールチェックするのですぐに確認してもらえますし、転職への熱意があるという印象を与えることができます。

まとめ

社会人で何年もビジネスメールを送ってきたから転職に関するメールも大丈夫と思ってあなどっていてはいけません。通常業務以上に丁寧かつ簡潔に送らなければならず、メール文章を作ると意外に時間がかかります。

転職時に送るメールは、短い文章で丁寧で、かつ好印象を伝えられるメールでなければいけません。マナーの備わった社会人とアピールできるよう心がけてみてください。