面接での履歴書は自分という商品を企業にアピールするために必要な必需品。転職を決意したらまず始めに準備するのが履歴書でしょう。
履歴書の提出は一昔前では郵送、もしくは面接日に手渡しするのが主流でしたが、昨今はPCでの履歴書提出が多くなってきています。どんな提出方法でもビジネスマナーにおいて間違いのない方法で履歴書を提出しておきたいものです。
ここでは、履歴書提出の際の「添え状」について詳しく解説して行きましょう。
添え状は郵送する時だけ
添え状が必要な履歴書の提出方法は、「郵送」の場合のみです。PCでメールで送る場合、面接日に手渡しする場合も添え状は必要ありません。
そもそも、添え状は書類郵送の時のビジネスマナーです。添え状は、何についての書類か、いつ作成さえれたものなのか、誰から送付されたものなのか受け取った人が一目で分かるようにする目的があります。
PCでメールで送る場合はメールの本文が添え状の代わりをしていますし、手渡しの場合は履歴書を求められて提出しているので内容も渡す本人も明確なので添え状は必要ありません。
履歴書を手渡しする時の注意点
履歴書を手渡しする場合は、封筒やクリアファイルから出し、向きは面接官側に向くよう手渡し、面接官がすぐに目を通せる状態にするのが礼儀です。添え状が1番上に会ってはすぐに履歴書に目を通すことができませんので、かえって邪魔になってしまいますよね。
手渡しの際に添え状を付けるとNGというわけではありませんが、必要がない行為と思っておきましょう。
【添え状の書き方】5つのポイント
郵送の場合は必ず添え状を必ず付けましょう。添え状なしは非常識に当たりますよ。手書きでもPCで作成しても構いませんが、以下の項目を入れ、簡潔にかつ、礼儀正しい添え状を作成しましょう。
添え状の5つのチェックポイント
- 発送日
- 宛先、宛名
- 自分の住所、名前、電話番号、メールアドレス
- 見出し 例：貴社・○○職求人への応募の件
- 本文
添え状の本文には5つの項目が必須
- 簡単な挨拶 ※ 「拝啓」から始める
- 求人広告を知ったいきさつ（媒体名、広告掲載日）
- 簡単な志望動機、自己PR ※ 簡潔に一文で
- 送付書類内容
- 結語 ※ 「敬具」で締めくくる
まとめ
人事担当は履歴書の提出の仕方1つで、ビジネスマナーがしっかり備わっているのか、丁寧な仕事ができる人間か、細かい部分まで気配りできる人材かという点を見ています。
時間と労力をかけて作り込んだ履歴書も提出の仕方で無礼があれば、面接で印象を悪くしてしまう可能性もあります。こちらで紹介した履歴書の提出の仕方を守って礼儀正しく書類を提出して下さい。
