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面接必勝法

ベンチャー企業の人事・教育担当が面接対策について書いてみます。

面接の日程調整のメール内容と返信マナーを攻略!

仕事をしながらの転職面接は、スケジュール管理が大変です。担当者から指定された面接日に仕事があり、面接日を調整してもらわなければいけない場合もあるでしょう。

その場合は失礼のないように日程調整をお願いするべきです。日程調整の連絡は電話が礼儀です。

こちら側から面接の日程を調整してもらうのでメールだけの簡易的なお願いは避けるできです。電話でしっかりと謝罪とお礼をし、マナーの備わった人格であることをアピールして下さい。

何回か電話をしても担当者の方が忙しく話すことができなかった場合のみ、メールを送って下さい。メールでは面接前で顔を見て謝罪できない分、メールの件名、文章はマナーのある丁寧さが求めらます。

日程調整の依頼をするメールの書き方について詳しくまとめましたので参考にして下さい。例文を見ながら注意するポイントを徹底解説していきます。

日程調整の◎なメール例文

件名:件名:Re:一次面接の日程に関して / ○○(名前)

○○株式会社
人事部○○様

お世話になっております。○○(名前)です。
この度はお忙しい中、面接の機会を頂き誠にありがとうございます。

大変申し訳ないのですが、現職の業務の都合上、
下記日程で調整いただくことは可能でしょうか。

2月1日(月)15時以降
2月3日(水)16時以降
2月5日(金)17時以降

お手数をおかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

******************************
○○ ○○(名前)
東京都新宿区新宿1-1-1
電話:03-××××-××××
e-mail: marumaru@ocn.com
******************************

件名は送られてきたメールの件名から変えない

件名は担当者から送られてきた件名から変えずに「Re:」を追加した形で送りましょう。後ろに名前を追加すると担当者が件名を見ただけで誰からどんな内容で届いたのか確認できるのでスマートです。

件名を変えてしまうと多くのメールを受け取る担当者が管理しにくくなってしまい、混乱してしまうので避けましょう。

「Re」は2つまで表記

メールのやり取りが増えると件名に「Re」が連続して並んでしまうでしょう。そのような場合は2つまで表記し、以下はカットするべきです。

担当者の方から面接日のメールが送られてきて承諾したけれども変更したい場合は、「○月○日 一次面接の日程調整のお願い/ ○○(名前)」といった新規メールで送るのがベストです。

お礼を述べて謝る

面接の機会を作って下さったことにしっかりお礼を述べましょう。お礼の1文がないと、面接してもらって当たり前との印象を持たれてしまうかもしれませんよ。

日程調整の謝罪と理由

自分は仕事をしながらの転職活動だから日程があわないのは当たり前なんて考えは捨てましょう。謝罪をし丁寧な文章を心がけて下さい。

現職の仕事以外は予定をキャンセルして面接に挑むべきです。現職の業務以外の理由、例えば、資格スクール、自主的な勉強会といった理由は面接日を調整してもらう正しい理由にはなりません。

他の企業と並行してエントリーしている時は面接日がかぶってしまうこともあるでしょうが、理由は「業務により」以外はNGです。間違えても「別件で」と他の企業の面接が入っているような書き方はしないように。

調整日は最低3つ表記

調整日は最低3つ表記するようにしましょう。1つだけでは相手に失礼に当たります。調整を願い出ている点で担当者に迷惑をかけているということを忘れないで下さい。

記号は使わない

「!」や「?」の使用は避けるべきでしょう。「申し訳ございません!」や「大変恐縮です…」といった表記はNGです。真剣さが伝わりませんし、くだけすぎた文章になってしまいます。絵文字や顔文字はもっと厳禁です。

学生の就職活動ではこういった不備があっても多めに見てもらえることがありますが、転職は社会人としてのマナーが備わっていない人は即不採用です。

早朝や夜中の送信は避けるべき

メールの返信は24時間以内、朝9時~夜21時くらいの間に送信しましょう。

メールの返信を早くしなければとの逸る思いから夜中に返信してしまう方も中にはいらっしゃいますが、夜中に送っても朝一で送っても担当者のメールチェックは朝一と変わらないですよ。

朝一の9時頃送信した方が担当者が出社してメールチェックする時にすぐ読んでもらえるので好印象です。

配色しない

メールに個性を出そう、内容を分かりやすく日程に色を付けようと考える方もいらっしゃるかもしれませんが、これはNGです。文章を簡潔に分かりやすくまとめ、段落を分けるといった工夫をして見やすさを改善しましょう。

まとめ

たかが面接の日程調整のメールでも、人事担当者は社会人ルールが備わっているのか、礼儀正しい方なのか見極めています。その企業が第一希望なのかそうでないかもメールの文面から読み取られてしまうこともあります。

転職活動で最大の難関であり重要である面接。それを突破するには、面接の日程調整のメールまで心配ることが大切です。